Sollten Sie abonnierte Newsletter oder auch E-Mails hin und wieder nicht erhalten, möchte ich einen Einblick in die Herausforderungen beim Versand von E-Mail Kampagnen geben.
Der Versand von E-Mails an einen Kreis von Empfänger:innen im Maßsstab wie der des makeITsocial Infodienst erfordert für eine möglichst hohe Empfangsquote die Nutzung eines etablierten Versanddienstleister. Davon gibt viele an der Zahl – wir nutzen dazu Sendinblue.
Der eigentliche Mehrwert an der Nutzung eines solchen Dienstleisters besteht darin, dass zum einen durch Nachverfolgungsmetriken eine ungefähre Tendenz dazu ermittelt werden kann wie „erfolgreich“ eine Sendung ist und zum Anderen lässt sich vom guten Namen (aus technischer Sicht) dieser Dienstleister profitieren. Denn in einer Zeit, in der so viel Spam Mails versendet werden, wie nie zuvor – Schätzungsweise besteht weltweit 60-90% des Mailverkehrs aus Spam E-Mails (darunter auch Phishing und Weitere) – Dies führt dazu, dass es serverseitig mittlerweile viele „technische Kniffe“ gibt um dieses Aufkommen Empfänger:innen-seitig möglichst gering zu halten. Denn viele E-Mails werden schon vor der Zustellung an Ihr E-Mail Postfach herausgefiltert und landen nicht einmal mehr im eigenen Ordner für Spamverdacht. Dazu werden E-Mails auf Grundlage von Erfahrungswerten inhaltlich und strukturell gefiltert und mitunter rigoros verworfen.
Eine grundlegende Annahme ist, dass Spam E-Mails tendenziell eher viele Links und weniger Text enthalten, als individuelle Sendungen. Vergleichbar mit postalischen Werbe- und Angebots Flyern von Unternehmen, die ebenfalls wenig Text und viele Bilder / Verweise zu Produkten enthalten. Hinzu kommt, dass sich diese Sendung regelmäßig wiederholt, was in der Regel ebenfalls zu einem höheren Spam-Score beiträgt.
Beide Metriken treffen also voll auf den Infodienst zu. Würden wir unsere Sendungen ohne Dienstleister versenden, würden wir vmtl. sehr schnell bei den meisten E-Mail Anbietern kategorisch geblockt werden. Hier hilft uns Sendinblue als deutsches Marketing Unternehmen, indem wir uns mit einem monatlichen Betrag einen auf technischer Ebene „besseren Ruf“ erkaufen. Denn im sogenannten E-Mail Header finden die Empfänger-seitigen E-Mail Server durch die Nutzung eines sogenannten „Relay-Server“ nun als Absender nicht mehr die relativ unbekannte und vmtl. Spam versendende Domain @makeitsocial.net, sondern die Domain eines akzeptierten und für seine Verlässlichkeit bekannten Dienstleister.
Populär-wissenschaftlich erklärt macht der eben erwähnte Relay-Server nämlich nichts anderes als anderen E-Mail Servern im zu versichern, dass man weiß woher die E-Mail kommt, diese schon vorgeprüft wurde und sehr warscheinlich kein Spam ist.
Die entgegennehmenden Server akzeptieren i.d.R. diese Vorbewertung und stellen dann wider ihrer konfigurierten Metriken die E-Mail dennoch zu.
Manchmal kann es passieren, dass diese sicherheitshalber dennoch als Spam markiert werden und somit im entsprechenden Verdachtsordner landen und trotz der entsprechenden Vorkehrungen kann es vorkommen, dass E-Mails aufgrund anderer Bewertungskriterien temporär auch gar nicht zugestellt werden und am nächsten Tag / nächste Woche alles wieder wie gewohnt funktioniert. Hier hilft, bei Interesse, eine Anfrage bei Ihrem E-Mail Dienstleister mit Datum- und Zeitstempel und ggf. Betreffzeile und Absendedomain um Klarheit zu schaffen.
Manchmal kann es auch vorkommen, dass inbesondere Behörden und öffentliche Einrichtungen Relay-Servern keine Bewertung beimessen oder unbekannte ext. Domains kategorisch blockieren. Das haben Sie sicherlich selbst schon in Ihrem persönlichen ( Berufs-)Alltag erlebt und daran lässt sich dann außer einer Whitelisting-Anfrage bei den entsprechenden Plattform-Betreibenden nichts rütteln.
Das ist zwar schade, aber ohne ein solches Vorgehen wäre die E-Mail als Kommunikationsmittel wohl nicht mehr verwendbar, da sich niemand mehr durch die Flut an Spam wühlen wollen würde.
Ich hoffe, dass ich Ihnen einen nachvollziehbaren Einblick in dieses doch recht komplexe Thema geben konnte und stehe bei Fragen gerne zur Verfügung.
Einen sonnigen Start in die Woche wünscht
Philipp Fode
makeITsocial – Partner für IT und Digitalisierung im Sozialen
